Wie bereite ich die Klassen für das neue Schuljahr vor? (durch Import)

Die Klassen fürs neue Schuljahr anzulegen, bzw. vorzubereiten, geht ganz einfach. Im Prinzip erstellen Sie die Klassen fürs neue Schuljahr komplett neu, die Verbindungen zu Eltern/SchülerInnen bleiben jedoch bestehen, sodass Sie nur mehr an neue SchülerInnen Einladungsbriefe ausgeben müssen. 

 

Der Prozess besteht aus zwei Teilen:

1. Aufgabe des FoxAdmin: Der FoxAdmin erstellt die neuen Klassen fürs neue Schuljahr. 

2. Aufgabe des Klassenadmin: Der Klassenadmin archiviert die alte Klasse.

 

1. Erstellung der neuen Klassen (FoxAdmin!) 

Im Folgenden wird das Aktualisieren der Klassen per Import einer aktuellen SchülerInnenliste erklärt. Wenn Sie die vorhandenen Klassen lieber manuell aufsteigen lassen wollen, finden Sie eine Anleitung dazu hier: Manuelles Hochstufen der Klassen durch den Admin


1.1. Wenn Sie im FoxAdmin in den Reiter "Klassen" gehen, erscheinen alle Klassen aus dem vergangenen Jahr. Um die Klassen fürs kommende Jahr zu erstellen, klicken Sie auf "Importieren / Aktualisieren".


 


1.2. Wählen Sie das neue Schuljahr aus.


 


1.3. Laden Sie die neue Excel- oder CSV-Datei für das nächste Schuljahr hoch. 


 


1.4. Ordnen Sie den Spalten die richtigen Werte zu. Wählen Sie bei den Klassen "+ Neue Klasse erstellen". So werden die Klassen fürs nächste Jahr erstellt. 


 


1.5. Wählen Sie für jede Spalte die richtige Überschrift über das Dropdown-Feld. Kontrollieren Sie nochmal, ob alle Werte zugeordnet wurden und klicken Sie auf "Weiter".



 


1.6. Überprüfen Sie die Datensätze. Ändern Sie gegebenenfalls falsche oder doppelte Datensätze.



 


1.7. Das System überprüft im nächsten Schritt, ob es mit den hochgeladenen SchülerInnen Übereinstimmungen mit den bestehenden SchülerInnen gibt. Sollte keine Übereinstimmung gefunden werden, wird der/die SchülerIn neu erstellt. Sind Sie der Meinung, dieser/diese SchülerIn existiert bereits, können Sie denjenigen/diejenige aus der Liste der bestehenden SchülerInnen manuell auswählen.


 


1.8. Überprüfen Sie auch die "Aktualisierten Schülerdaten" auf richtige Zuordnung. So bleibt die Verbindung der Eltern von bestehenden SchülerInnen vorhanden.
Hat das System eine Übereinstimmung gefunden, es handelt sich dabei jedoch um zwei verschiedene SchülerInnen, mit dem gleichen Namen oder mit der gleichen SchülerInnenkennzahl, kann aus den vorhandenen SchülerInnen die richtige Person ausgewählt, oder ein neuer/eine neue SchülerIn erstellt werden. Bei Übereinstimmungen, werden so automatisch die verbundenen SchülerInnen/Eltern mit der neuen Klasse verbunden. 


 


1.9. Sobald alles überprüft und zugeordnet wurde, klicken Sie auf "Speichern". Die Verarbeitung der Daten kann einen Moment dauern. Bitte schließen Sie nicht den Tab. Der Import könnte sonst nicht korrekt abgeschlossen werden und es kann zu Fehlern kommen. 

 

1.10. Wurde der Import abgeschlossen, erscheinen die neuen Klassen in der Klassenliste zusammen mit den alten Klassen. Die Klassen des Vorjahres sind immer noch aktiv und werden mit einer Box gekennzeichnet. Das bedeutet, diese müssen im Anschluss von den Klassenadmins in den Klasseneinstellungen archiviert werden (siehe Punkt 2). Danach sind nur noch die neuen Klasse fürs kommende Schuljahr aktiv. Die Mitteilungen der alten Klassen aus dem Vorjahr sind bei allen TeilnehmerInnen im Webbrowser weiterhin unter "Archivierte Klassen" abrufbar. 


 

 

 

 

2. alte Klasse archivieren (Klassenadmin)

2.1. Sobald der FoxAdmin der Schule die neuen Klassen fürs kommende Schuljahr erstellt hat, existieren zwei Klassen parallel. Die Klasse aus dem vergangenen Schuljahr wir in der Klassenliste auf der Startseite mit einer Archivbox gekennzeichnet. Nun muss der Klassenadmin diese Klassen nur noch archivieren, um mit der neuen Klasse mit einem leeren Posteingang in das neue Schuljahr starten zu können. 


 


2.2. Öffnen Sie die zu archivierende Klasse und gehen Sie in den Klasseneinstellungen auf "Assistent starten". Es werden alle aktuellen Mitteilungen dieser Klasse archiviert, damit Sie im kommenden Jahr frisch durchstarten können. Das bedeutet, alle Mitteilungen werden aus Ihrer Mitteilungsübersicht entfernt. Diskussionen, Checklisten und Dateien aus FoxDrive werden nicht gespeichert. Nachdem Sie die Aktion bestätigt haben, kann dies nicht rückgängig gemacht werden. Um zu bestätigen, geben Sie bitte SCHOOLFOX in das Feld unten ein:


 


2.3. Das Archivieren der Klasse kann einige Minuten dauern. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn der Archivierungsprozess abgeschlossen ist. Danach können Sie alle archivierten Mitteilungen unter “Archivierte Klassen” wiederfinden.