Wie bereite ich die Klassen für das neue Schuljahr vor? (durch Import)

Die Klassen fürs neue Schuljahr anzulegen, bzw. vorzubereiten, geht ganz einfach. Im Prinzip erstellen Sie die Klassen fürs neue Schuljahr komplett neu, die Verbindungen zu Eltern/Schüler*innen bleiben jedoch bestehen, sodass Sie nur mehr an neue Schüler*innen Einladungsbriefe ausgeben müssen. 

 

Der Prozess besteht aus zwei Teilen:

1. Aufgabe des/der Admin: Der/Die Admin erstellt die neuen Klassen fürs neue Schuljahr. 

2. Aufgabe des Klassenadmin: Der Klassenadmin archiviert die alte Klasse.

 

1. Import der neuen Klassen (im Admin-Portal!) 

Im Folgenden wird das Aktualisieren der Klassen per Import einer aktuellen SchülerInnenliste erklärt. Wenn Sie die vorhandenen Klassen lieber manuell aufsteigen lassen wollen, finden Sie eine Anleitung dazu hier: Manuelles Hochstufen der Klassen durch den Admin


1.1. Wenn Sie im Admin-Portal in den Reiter "Klassen" gehen, erscheinen alle Klassen aus dem vergangenen Jahr. Um die Klassen fürs kommende Jahr zu erstellen, klicken Sie auf "Importieren / Aktualisieren".


 


1.2. Wählen Sie das neue Schuljahr aus.


 


1.3. Laden Sie die neue Excel- oder CSV-Datei für das nächste Schuljahr hoch. 


 


1.4. Wählen Sie für jede Spalte die richtige Überschrift über das Dropdown-Feld. Kontrollieren Sie nochmal, ob alle Werte zugeordnet wurden und klicken Sie auf "Weiter".




1.5. Ordnen Sie den Spalten die richtigen Werte zu. Besteht für das neue Schuljahr bereits eine Klasse, der Sie Kinder neu zuweisen wollen, so können Sie diese aus der Liste auswählen. Besteht die Gruppe nur im alten Schuljahr, oder noch gar nicht, wählen Sie "+ Neue Gruppe erstellen". So werden die Gruppen fürs neue Jahr erstellt. 


 


1.6. Überprüfen Sie die Datensätze. Ändern Sie gegebenenfalls falsche oder doppelte Datensätze.



 


1.7. Das System überprüft im nächsten Schritt, ob es mit den hochgeladenen Schüler*innen Übereinstimmungen mit den bestehenden SchülerInnen gibt. Sollte keine Übereinstimmung gefunden werden, wird der/die SchülerIn neu erstellt. Sind Sie der Meinung, dieser/diese Schüler*in existiert bereits (z.B. Namensänderung,...), können Sie denjenigen/diejenige aus der Liste der bestehenden Schüler*innen manuell auswählen.


 


1.8. Überprüfen Sie auch die "Aktualisierten Schüler*innendaten" auf richtige Zuordnung. So bleibt die Verbindung der Eltern von bestehenden Schüler*innen vorhanden.
Hat das System eine Übereinstimmung gefunden, es handelt sich dabei jedoch um zwei verschiedene Schüler*innen, mit dem gleichen Namen oder mit der gleichen Schüler*innenkennzahl, kann aus den vorhandenen Schüler*innen die richtige Person ausgewählt, oder ein neuer/eine neue Schüler*in erstellt werden. Bei Übereinstimmungen, werden so automatisch die verbundenen Schüler*innen/Eltern mit der neuen Klasse verbunden. 


 


1.9. Sobald alles überprüft und zugeordnet wurde, klicken Sie auf "Speichern". Sie werden nochmal gefragt, ob die aktualisierten Schüler*innendaten von Ihnen kontrolliert wurden. Die Kinder aus der Import-Datei müssen korrekt zugeordnet sein. Durch eine fehlerhafte Zuordnung können Eltern zu den falschen Gruppen verbunden werden.

Der Import kann nicht rückgängig gemacht werden!

 

1.10. Wenn Sie die Daten kontrolliert haben, bestätigen Sie die Erstellung der Gruppen durch das Eingeben von "SCHOOLFOX" in das Textfeld. Nach dem Bestätigen kann die Verarbeitung der Daten einen Moment dauern. Bitte schließen Sie nicht den Tab. Der Import könnte sonst nicht korrekt abgeschlossen werden und es kann zu Fehlern kommen. 



1.11. Wurde der Import abgeschlossen, erscheinen die neuen Klassen in der Klassenliste zusammen mit den alten Klassen. Die Klassen des Vorjahres sind immer noch aktiv und werden mit einer Box gekennzeichnet. Das bedeutet, diese müssen im Anschluss von den Klassenadmins in den Klasseneinstellungen archiviert werden (siehe Punkt 2). Danach sind nur noch die neuen Klasse fürs kommende Schuljahr aktiv. Die Mitteilungen der alten Klassen aus dem Vorjahr sind bei allen Teilnehmer*innen im Webbrowser weiterhin unter "Archivierte Klassen" abrufbar. 


 

 

 

 

2. alte Klasse archivieren (Klassenadmin)

2.1. Sobald der/die Admin der Schule die neuen Klassen fürs kommende Schuljahr erstellt hat, existieren zwei Klassen parallel. Die Klasse aus dem vergangenen Schuljahr wir in der Klassenliste auf der Startseite mit einer Archivbox gekennzeichnet. Nun muss der/die Klassenadmin diese Klassen nur noch archivieren, um mit der neuen Klasse mit einem leeren Posteingang in das neue Schuljahr starten zu können. 



2.2. Öffnen Sie die zu archivierende Klasse und gehen Sie in den Klasseneinstellungen auf "Assistent starten". Es werden alle aktuellen Mitteilungen dieser Klasse archiviert, damit Sie im kommenden Jahr frisch durchstarten können. Das bedeutet, alle Mitteilungen werden aus Ihrer Mitteilungsübersicht entfernt. Diskussionen, Checklisten und Dateien aus FoxDrive werden nicht gespeichert. Nachdem Sie die Aktion bestätigt haben, kann dies nicht rückgängig gemacht werden. Um zu bestätigen, geben Sie bitte SCHOOLFOX in das Feld unten ein:




2.3. Das Archivieren der Klasse kann einige Minuten dauern. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn der Archivierungsprozess abgeschlossen ist. Danach können Sie alle archivierten Mitteilungen unter “Archivierte Klassen” wiederfinden.